Co zrobić ze starymi dokumentami?
Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od sektora działalności, generuje szereg poufnych dokumentów, które trafiając w niepowołane ręce mogą skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. Przechowywanie dokumentacji firmy to podstawa jej funkcjonowania na szczeblu formalnym i organizacyjnym, jednak po upływie określonego okresu tracą one swoją ważność i podlegają obowiązkowi trwałego zniszczenia, dlatego wyrzucenie ich na śmietnik to pogwałcenie prawa o ochronie danych osobowych. Co zatem zrobić z niepotrzebnymi dokumentami?
Utylizacja dokumentów firmowych
Niszczenie dokumentów, których dalsze przechowywanie nie jest już w żaden sposób wymagane, dla wielu przedsiębiorców staje się problematyczne w momencie, kiedy ich ilość znacznie przewyższa realne możliwości nowoczesnych niszczarek będących już pewnym standardem wyposażenia polskich biur. Polskie prawo o ochronie danych osobowych nie narzuca z góry sposobu, w jaki poufne dane w formie papierowej mają ulegać zniszczeniu. Jedynym warunkiem jest jego nieodwracalny charakter, który musi uniemożliwić ponowne odczytanie zawartości dokumentów.
Zobacz także: http://portalnews.pl/co-zrobic-z-zalegajaca-makulatura/
Palenie starych dokumentów
Jedną z najpopularniejszych metod pozbywania się niepotrzebnych dokumentów jest ich palenie. Polskie prawo tego nie zabrania, jednak trzeba pamiętać o tym, aby wszystkie dokumenty spaliły się całkowicie. Jest to zdecydowanie najtańsza forma utylizacji zbędnej dokumentacji firmowej, która powinna być przeprowadzona w sposób umiejętny i kontrolowany. Niedopełnienie obowiązku całkowitego zniszczenia dokumentów może skutkować odpowiedzialnością karną. Palenie dokumentów w formie papierowej nie zwalnia również z obowiązku wcześniejszego przygotowania protokołu dotyczącego rodzaju dokumentów, które zostały zakwalifikowane do zniszczenia.
Niszczenie dokumentów – profesjonalne usługi
Coraz więcej firm zajmujących się utylizacją, recyklingiem czy selekcją odpadów o różnym pochodzeniu umożliwia zniszczenie dokumentów w sposób w pełni profesjonalny. Przed skorzystaniem z podobnych usług należy jednak upewnić się czy dany podmiot posiada odpowiednie uprawnienia i certyfikaty pozwalające w pełni legalnie niszczyć poufne dokumenty na mniejszą bądź większą skalę. Co więcej – firmy działające w sektorze surowców wtórnych i recyklingu odpadów coraz częściej oferują możliwość udokumentowania niszczenia papierowej dokumentacji na przenośnym nośniku, co świadczy o profesjonalnym podejściu do ochrony danych osobowych klientów. Dodatkowym atutem profesjonalnego niszczenia dokumentów jest ich bezproblemowy transport na miejsce utylizacji, który zazwyczaj zapewnia usługodawca.